Betalningssättet bokförs alltid i kredit, ingående moms bokförs alltid i debet och det du handlar (förbruknings-inventarier/-materiel eller maskiner & inventarier) bokförs alltid i debet. Debet och kredit måste ha samma summa.

Exempel:

Inköp av förbrukningsinventarier/-materiel

Inledning

När man bokför använder man sig av dubbel bokföring. Det innebär att för varje verifikation bokför man samma summa i debet som i kredit. Tillgångarna ökar i debet och minskar i kredit. För skulder är det tvärt om, där minskar skulderna i debet och ökar i kredit. Inkomster minskar i debet och ökar i kredit och kostnader ökar i debet och minskar i kredit.

Kontoklasser

Alla affärshändelser bokförs på särskilda konton. Kontona delas upp i olika kontoklasser. Tillgångar tillhör klass 1, skulder klass 2, inkomster klass 3 och utgifter klass 4-8. I en kontoplan finns de olika kontona förtecknade med olika underklasser. Viktiga tillgångskonton i klass 1 är inventarier (1200), varulager (1400), kassa (1910) och checkräkning, bankgiro (1930). Samtliga dessa konton börjar alltså på 1.

Moms

När ett företag köper in en vara eller tjänst bokförs momsen på ett särskilt konto, 2640. Vid inköp bokför man på ingående moms och bokför alltid i debet.

När ett företag säljer en vara eller tjänst bokförs momsen på konto 2640. Man kan säga att man säljer ut och momsen kallas för utgående moms. Utgående moms bokförs alltid i kredit. När man gör sitt bokslut dvs räknar ut sin balans- och resultaträkning, räknar man ut summan av den utgående momsen minus summan av den ingående momsen. Eftersom man förhoppningsvis säljer för mer än man köper in så är summan av den utgående momsen större än summan av den ingående momsen. Är den utgående momsen 30 000 kr och den ingående momsen 20 000 kr så blir differensen 10 000 kr. Denna summa bokförs på momsredovisning konto 2650 och ska betalas in till staten.

Börja din bokföring

Det kan ibland verka svårt att veta vad som ska bokföras i debet och vad som ska bokföras i kredit. Det finns några viktiga saker att tänka på som underlättar bokföringen. För varje verifikation måste summan i debet och kredit vara lika. När du köper in en vara bokför du på tre konton: varuinköp (4010), ingående moms (2640) och kontot du tar pengarna ifrån. Köper du kontant bokför du i kassa (1910), köper du mot postförskott bokför du på postgiro (1920) och betalar du med check bokför du på checkräkning, bankgiro (1930). Om du har fått kredit dvs inte behöver betala med en gång, bokför du på leverantörsskulder (2440). Summan du ska betala måste vara hela summan inkl. moms. Summan som du bokför på utgiftskontot (kontoklass 4), i detta fall varuinköp (4010) måste vara summan exkl. moms.

Eftersom vi redan vet att vi har ingående moms för inköp och ingående moms alltid bokförs i debet så är det ganska lätt att veta hur vi bokför de övriga posterna. I detta exempel bokför vi ett varuinköp på 2000 kr där momsen är 500 kr. Vi har fått en faktura på beloppet och behöver alltså inte betala direkt. Vi skriver de olika kontona så att de liknar ett T. Därför kallas de också för t-konton. Börja med momsen. Vi vet att inköp alltid bokförs i ingående moms på debet. Dessutom vet vi att vi alltid måste betala våra skulder inkl. moms. Det innebär att varuinköp måste bokföras på debetsidan för att vi ska uppnå balans mellan debet och kredit.

Exempel 1:

I detta exempel står debetsidan på 500 + 1500 kr och kreditsidan på 2000 kr. Summan är alltså lika på debet- och kreditsidan.

KONTO	Debet	Kredit
2640	500
4010	1500
2440		2000
Summa:	2000	2000
2640= Ingående moms 4010 =  Varuinköp 2440 = Leverantörsskulder

När du säljer en vara bokför du också på tre konton: varuförsäljning (3010), utgående moms (2610) och kontot dit pengarna hamnar. Säljer du en vara kontant hamnar pengarna i kassan (1910). Säljer du mot postförskott bokför du på postgiro (1920) och säljer du mot check bokför du på checkräkningen, bankgiro (1930). Om du har gett kredit dvs kunden behöver inte betala med en gång, bokför du på kundfordringar (1510). I detta exempel bokför vi en varuförsäljning på 4000 kr. Momsen är 1000 kr. Vi har skickat en faktura till kunden som alltså inte behöver betala direkt. Vi vet att vi har utgående moms när vi säljer ut någonting och utgående moms alltid bokförs i kredit.

Exempel 2:

KONTO	Debet	Kredit
1510	4000
2610		1000
4010		3000
Summa:	4000	4000
1510= Kundfordringar 2610= Utgående moms 4010= Varuförsäljning

Eftersom vi vet att utgående moms alltid bokförs i kredit och att kunden alltid måste betala sina skulder inkl. moms så måste varuförsäljning bokföras på kreditsidan för att vi ska uppnå balans mellan debet och kredit. I detta exempel står debetsidan på 4000 kr och kreditsidan på 1000 kr + 3000 kr. Summan är alltså lika på debet och kreditsidan.

Kreditfaktura

Ibland händer det att din kund reklamerar en vara och du måste betala tillbaka pengar som du har fått ifrån kunden. Ibland är det vice versa. Du har fått varor från din leverantör som du är missnöjd med och vill ha pengar tillbaka. I bägge dessa fall skickas en kreditfaktura. En kreditfaktura är helt enkelt "pengarna tillbaka." Inom bokföring får man aldrig stryka ut en bokförd verifikation. Istället nollställer man kontona genom att boka på motstående sida. Titta på exempel 1 där vi gjorde ett varuinköp för 2000 kr. Hälften av varorna var fel och vi skickar tillbaka dem. Nu får vi en kreditfaktura på 1000 kr och ska bokföra den.

Exempel 3: (de siffror i fetad stil är de vi skriver in, de mindre kursiva siffrorna visar hur det såg ut från början)

KONTO	Debet	Kredit
2641	500	250
4010	1500	750
2440	1000	2000
Summa:	1000	1000
2641= Ingående moms 4010= Varuinköp 2440= Leverantörsskulder

Vi fick halva beloppet tillbaka och bokför därför halva beloppet på motsatt sida. Om vi hade fått tillbaka hela beloppet på 2000 kr så hade debet och kredit tagit ut varandra helt. Istället för att sudda ut den ursprungliga verifikationen så nollställer vi istället kontona genom att bokföra samma belopp på motsatt sida.

Titta på exempel 2 där vi gjorde en varuförsäljning på 4000 kr. Kunden är missnöjd med hälften av varorna och du skickar en kreditfaktura på 2000 kr. Vi bokför genom att tillbakaboka på samma konton som vi ursprungligen bokförde varuförsäljningen på.

Exempel 4: (de siffror i fetad stil är de vi skriver in, de mindre kursiva siffrorna visar hur det såg ut från början)

KONTO	Debet	Kredit
1510	4000	2000
2610	500	1000
3010	1500	3000
Summa:	2000	2000
1510= Kundfordringar 2610= Utgående moms 3010= Varuförsäljning

 Vi skickade tillbaka halva beloppet och bokför därför halva beloppet på motsatt sida. Om vi hade skickat tillbaka hela beloppet på 4000 kr så hade debet och kredit tagit ut varandra helt.

Interimsfordringar/Interimsskulder

Interimsfordringar och interimsskulder har egna konton. De används vid omföringar när man gör bokslut. Där hamnar belopp som så att säga "hänger i luften". En kund är skyldig mig pengar, men jag har inte skickat en faktura än. Då får jag inte bokföra fordringen på kundfordringar, utan måste bokföra den på interimsfordringar.

Likadant är det om jag är skyldig pengar, men inte har fått någon faktura än. Då får jag inte bokföra min skuld på leverantörsskulder, utan måste bokföra på interimsskulder.

Exempel 5 a):

KONTO	Debet	Kredit
4010	75000
2990		75000
Summa:	75000	75000
4010=  Varuinköp 2990= Uplupna kostnader

En leverans av varor på 75000 kr (exkl. moms) från en leverantör har ännu inte blivit fakturerad. Kostnaderna har alltså inte kommit eftersom fakturan inte har kommit och därför kan man inte bokföra på leverantörsskulder, utan istället på uplupna kostnader.  

Exempel 5 b):

KONTO	Debet	Kredit
1790	92000
3010		92000
Summa:	92000	92000
1790=  Uplupna intäkter 3010= Försäljning

Företaget har leverarat möbler för 92000 kr (exkl. moms) till en kund som inte har blivit fakturerad. Intäkterna har inte kommit eftersom kunden inte har blivit fakturerad. Eftersom fakturan inte har skickats bokför man inte på kundfordringar, utan istället på uplupna intäkter.

 Om jag betalar en räkning som avser en längre period så måste jag periodisera den räkningen. Det innebär att jag bokföringsmässigt måste fördela skulden på det antal månader som beloppet avser. Exempel på en typisk skuld att periodisera är försäkringar. Betalar jag 12000 kr för en försäkring i oktober som ska gälla i tolv månader så bokför jag 9000 kr på interimsskulder och 3000 kr på kontot försäkringar. Denna skuld hänger också lite i luften eftersom jag får pengar tillbaka om jag säger upp försäkringen.

Ibland kan man ha ett periodiseringskonto under räkenskapsåret. Om man tar försäkringar som exempel så lägger man in försäkringskostnaden för hela året, 12 000 kr, på periodiseringskontot. Varje månad dras sedan månadens belopp från periodiseringskontot och man belastar sedan försäkringskontot med 1000 kr. På så sätt har man exakt koll på kostnaderna månad för månad.

Uplupna konton

Det finns konton som kallas för uplupna t ex uplupna arbetsgivaravgifter. Ibland heter kontona istället "skuld för arbetsgivaravgift " (2330). Det finns också motkonto till detta konto: arbetsgivaravgift (5610).

När man driver ett företag så räknar man med vad man har och inte har i företaget. Har jag satsat eget kapital i företaget så betraktas det som en skuld i företaget eftersom företaget är skyldig mig pengar. Eget kapital har alltså konto 2010, vilket är ett skuldkonto. När man ska betala in för arbetsgivaravgifter och personalskulder behöver man inte betala med en gång. De bokförs då på uplupna konton. Skulden har ett värde för företaget eftersom det gäller likvida medel som företaget ännu inte har behövt släppa ifrån sig, utan kan omsätta i företaget.

 Exempel 6:

KONTO	Debet	Kredit
2330	45000
2510	50000
1040		95000
Summa:	95000	95000
2330= Skuld för arbetsgivaravgift 2510= Personalskatter 1040= Checkkonto

 Arbetsgivaravgiften bokförs  (Vi bokför det som står med fetade siffror. De mindre siffrorna visar hur det såg ut från början, dvs vi nollställer konto 2330.)

Exempel 7:

KONTO	Debet	Kredit
2330	1000	1000
5610	1000
Summa:	1000	1000
2330= Skuld för arbetsgivaravgift 5610= Arbetsgivaravgift

Löner

I löner ingår personalskatt. Man bokför hela bruttolönen på kontot löner (5010), bokför nettolönen på checkkontot (1040) och bokför personalskatt (2510) på personalskattkontot. Samtidigt beräknas och bokas arbetsgivaravgiften. Arbetsgivaravgiften har legat och tickat in ränta på ett upplupet konto, men måste nu betalas in till staten. När vi väl har betalat in skulden så omvandlas skulden till en kostnad.

Exempel 8:

KONTO	Debet	Kredit
5010	18000
5610	47500
2510		6000
1040		12000
2330		47500
Summa:	65500	65500
5010=Lön 5610= Arbetsgivaravgift 2510= Personalskatt 1040= Checkkonto 2330= Skuld för arbetsgivaravgift

Tillgångarna minskar i kredit, skulderna ökar i kredit och utgifterna ökar i debet.

 Skuld sociala avgifter

Exempel 9:

KONTO	Debet	Kredit
7510	38200
2730		38200
Summa:	38200	38200
7510= Sociala avgifter 2730= Skuld för sociala avgifter

Skulden för sociala avgifter beräknas till 38200 kr. Vi bokar sociala avgifter i debet och måste då ha ett motkonto där vi kan boka i kredit. Motkontot blir då ett skuldkonto eller uplupet konto eftersom vi inte kommer att betala in skulden på en månad. Som framgår i exempel 9 så kommer skulden att betalas efter en månad. Då nollställs skuldkontot i debet när vi bokar 38200 kr i debet. Samtidigt drar vi pengar från checkkontot genom att bokföra 38200 kr i kredit på checkkontot. Skulderna kommer då att minska, samtidigt som tillgångarna minskar. Redan i detta exempel har vi bokat kostnaden i debet vilket innebär att kostnaden har ökat.

 Avräkning för skatter och avgifter

När skatten ska betalas väljer man ibland att föra över de olika skatterna och avgifterna till ett gemensamt uppsamlingskonto, avräkning för skatter och avgifter (2012).

Exempel 10: (de siffror i fetad stil är de vi skriver in, de mindre kursiva siffrorna visar hur det såg ut från början dvs vi nollställer 2710, personalskatt.

KONTO	Debet	Kredit
2650	20100
2710	33100	33100
2730	38200	38200 (se ex. 9)
2012		91400
Summa:	91400	91400
2650= Redovisad moms 2710= Personalskatt 2730= Skuld sociala avgifter 2012= Avräkning för skatter och avgifter

Momsskulden för november är 20100 kr, personalskatt 33100 kr och sociala avgifter 38200 kr förs över till konto avräkning för skatter och avgifter.

 Skulderna minskar i debet och kostnaderna ökar i kredit. Summan i debet överensstämmer med summan i kredit. Eftersom man betalar in personalskatt och skulden för sociala avgifter en gång i månaden så nollställer man dessa konton varje månad.

Amortering av banklån och betalning av ränta

Exempel 11 a):

KONTO	Debet	Kredit
2350	50000
8410	35000
1930		85000
Summa:	85000	85000
2350= Banklån 8410= Räntekostnader 1930= Checkräkning, bankgiro

Banklånet amorteras med 50 000 kr över bankgirot samtidigt som ränta på lånet betalas med 35 000 kr. Man betalar banklånet på kontot för banklån. Själva räntekostnaden har ett eget konto som man bokför på.

 Amortering av banklån och betalning av ingående ränteskuld.

Exempel 11 b):

KONTO	Debet	Kredit
2350	10000
2340	11100
1930		21100
Summa:	21100	21100
2350= Banklån 2340= Räntekostnader 1930= Checkräkning, bankgiro

Vi betalar av ingående ränteskuld samt amorterar på banklånet 10 000 kr. Jmf. Exempel 9 a) som är snarlik. Här använder vi oss av ett skuldkonto istället för ett kostnadskonto.